Главная - Налоговое право - Оформление очередного отпуска по правилам

Оформление очередного отпуска по правилам


оформление очередного отпуска по правилам

ФЗ №181 установлена минимальная продолжительность (30 календарных дней) удлиненного отпуска, который должен быть предоставлен определенным категориям трудящихся, например, инвалиды.

  • Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 116 ТК РФ, должен быть предоставлен также определенным категориям граждан: трудящимся во вредных условиях от 7 календарных дней (ст.117), работающим на Крайнем Севере – дополнительно дается 24 календарных дня (ст. 321).
  • Отпуск без сохранения заработной платы, согласно ст. 128, предоставляется работнику по уважительной причине и подлежит согласованию его продолжительности с работодателем.

Также рабочие с неполным рабочим днем (ст. 93) и трудящиеся сезонно (ст. 291, 295) имеют право на оплачиваемый отдых.


Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» в ред. от 02.07.2013, с изм. от 19.12.2016).

Извещение о начале отпуска

Утвержденной формы извещения о времени начала отпуска нет, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в документе должна быть следующая информация:

  • наименование организации;
  • исходящий номер и дата регистрации документа;
  • должность, фамилия и инициалы работника;
  • наименование структурного подразделения;
  • крайние даты предоставляемого ежегодного отпуска;
  • подпись работодателя.

Обратите внимание! Извещение о времени начала отпуска (Пример 1) работник должен получить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть первая ст.

Оформление очередного отпуска по правилам

Далее руководитель ставит на заявлении визу согласования.

Чтобы упростить процесс и снизить количество ошибок, организация может разработать бланк заявления – работникам останется только его заполнить. Однако и на заполненном бланке заявления должна стоять собственноручная подпись работника (Пример 5 ).

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее.
Это позволит руководителю найти замену работнику на время отпуска, а бухгалтерии – рассчитать отпускные, которые должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель нарушает это требование законодательства, он выплачивает работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ).

Оформление очередного отпуска по правилам дорожного движения

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И.

Иванову от П.В.

Вниманиеattention
Форма уведомления законом не утверждена, поэтому организации вправе использовать самостоятельно разработанные бланки. Следует лишь отметить, что, как и любое уведомление, это должно быть зарегистрировано в соответствующем журнале.

В нашей организации в отпуск ежемесячно уходит около 20 человек.

Поэтому ответственный за эту область работы кадровик уведомляет всех отпускников следующего месяца до 15-го числа текущего, составив одно на всех уведомление в форме таблицы с графами: Ф. И. О., должность, месяц отпуска (из графика), дата ознакомления и подпись.

Таким образом за две недели до ухода будет уведомлен и тот, кто уходит с первых чисел, и тот, кто запланировал начало отпуска на конец месяца.

Заявление на отпуск

Как отмечалось выше, заявление — довольно спорный документ в случае, если отпуск предусмотрен графиком, и речь в нём идёт о конкретном числе.

Некоторые тонкости законодательства

При разработке текста ТК РФ учтены практически все ситуации, с которыми стороны трудовых отношений сталкиваются на практике. В частности, правила предоставляют такие возможности работникам:

  1. Разделение ОО на части.
    Его срок можно дробить и брать отдельно. Однако одна из частей не может быть короче четырнадцати суток. Иначе руководителя накажут за неисполнение закона.
  2. Перенос ОО (ст.
    124 ТК РФ). Таковой руководство обязано произвести в таких случаях:

    1. если человек заболел, то отдых ему продлевается или предоставляется позже;
    2. если служащий выполняет функции государства (занят на выборах, к примеру).

Внимание: перенос на иной срок осуществляется также при нарушении работодателем обязанностей по выплате отпускных.
Но – обо всем по порядку.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

  • Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
  • Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
  • Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п.

Форма заявки, да и её обязательность, законодательством не установлена, однако крупные предприятия используют в работе самостоятельно разработанные (часто порядок составления графика регулируется ЛНПА компании или коллективным договором).

Анализ поданных заявок. Кадровик должен внимательно проанализировать каждый планируемый к отдыху период — наступит ли у сотрудника новый рабочий год (имеет ли он вообще право на отпуск к этому времени), хватает ли дней отпуска (возможно, сотрудник не учёл тот факт, что за рабочий год его перевели и количество дней отдыха изменилось), не сдвинулся ли рабочий год сотрудника (возможно, он брал более 14 дней за свой счёт в этом году).

Непосредственно составление графика.

  • Уведомление сотрудников о предстоящем отпуске (за две недели до начала личного отпускного периода о нём под роспись должен быть оповещён каждый работник).
  • Принятие заявления от сотрудника. На самом деле, при наличии графика заявление — вовсе не обязательный документ (ни ТК РФ, ни другие НПА требования о наличии заявления не выдвигают). Однако ЛНПА некоторых организаций всё же устанавливают необходимость составления такого документа и его форму — видимо, на всякий случай, для подтверждения намерений и согласия всех сторон (ведь заявление, как правило, визируют непосредственные руководители сотрудников — начальники структурных подразделений, которым важно оценить производственную обстановку на текущий момент).
  • Издание приказа об отпуске (заблаговременно — в соответствии со ст.

Большинство нанимателей предпочитают перестраховаться — знакомить сотрудников или с опросным листом (заявкой), или с графиком.

К слову, ознакомление может быть проведено разными способами:

  • путём составления отдельного листа ознакомления (удобно, если организация довольно крупная);
  • путём рассылки графика по электронной почте;
  • путём вывешивания графика на общий информационный стенд организации.

Сегодня существует ПО, существенно упрощающее жизнь кадровика. Тот же график отпусков в организации, где я работаю, составляется автоматически — в системе SAP.

Безусловно, заявки программа сама не соберёт и не проанализирует, но окажет существенную техническую помощь и, по возможности, укажет на ошибки.

Важноimportant
Вместе с фирменным наименованием в шапке документа должен присутствовать код предприятия.

  • Персональные сведения работника. Указывается прописью в дательном падеже. Также указывается табельный номер сотрудника.
  • Информация о занимаемой должности.

Указывается отдел, в котором работает гражданин, название занимающей должности. Как и персональные сведения, все данные отображаются без сокращений.
  • Период отдыха.
    В отдельной графе указывается дата начала отпускного периода, а также дата окончания.
  • Сведения о дополнительном количестве дней. Если гражданин находился в отпуске больше указанных 28 дней, то в специальном разделе B обязательно должно быть указано количество выделенных дополнительных дней.
  • Дата оформления документа.
  • Инфоinfo
    В этом случае накопленные отпускные дни переносятся на будущие периоды. Но в течение двух лет подряд оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу в обязательном порядке должен быть предоставлен работнику.

    Кроме того, запрещено непредставление отпуска в течение года работникам в возрасте до 18 лет, а также лицам, занятым на работах с опасными (вредными) условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

    Когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен

    ТК РФ предусматривает несколько случаев, когда отпуск должен быть продлен или перенесен с учетом пожеланий работника. Это относится к ситуациям, когда сотрудник во время ежегодного отпуска (ст.

    124 ТК РФ):

    • заболел или получил травму.

    В частности, это:

    • женщины, ожидающие рождения ребенка;
    • несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
    • усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
    • персонал вредных производств;
    • работники, трудящиеся в опасных условиях.

    Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

    Оформляем отпуск: действуем по порядку

    График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.
    ТК РФ).

    Также отпуск должен быть перенесен, если работник в связи с производственной необходимостью согласился не ходить в отпуск в текущем рабочем году, либо был отозван из отпуска.

    Оплата отпуска работникам для целей налогообложения прибыли

    Оплата отпускных дней работников учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда (п. 1 ст. 252, п. 7 ст. 255 НК РФ). Речь идет об отпускных, выплачиваемых в соответствии с законодательством РФ. То есть это оплата:

    • основного ежегодного отпуска (обычной продолжительности или удлиненного);
    • ежегодного дополнительного отпуска, предоставляемого отдельным категориям работников;
    • учебного отпуска, на период которого за работником сохраняется средний заработок (ст. 173-176 ТК РФ, п. 13 ст.

    ФИО руководителя;

    • личные ФИО и должность;
    • основной текст, включающий название отпуска, его продолжительность и границы;
    • личная подпись и дата.
    • Скачать бланк заявления на отпуск
    • Скачать образец заявления на отпуск

    Издание приказа

    В нем обязательно отражаются наименование и продолжительность предоставляемого отпуска, персональные сведения о сотруднике, дата составления и личные подписи руководителя и начальника отдела кадров.

    Предлагаем посмотреть видео о издании приказа на отпуск:

    • Скачать бланк приказа на отпуск по форме Т-6
    • Скачать образе приказа на отпуск по форме Т-6

    Записка-расчет

    Данный документ является обязательным к оформлению и имеет установленную форму Т-60, а также служит основанием для осуществления отпускных выплат.

    В документе указывается такая информация:

    • адресат в форме:
      • наименование должности руководителя;
      • фамилия и инициалы;
    • заявитель:
      • ФИО;
      • должность;
    • вид отпуска;
    • продолжительность;
    • дата начала;
    • период службы;
    • дата и подпись.

    Скачать для просмотра и печати:

    Образец. Заявление на отпуск

    Важно: информацию о сроке, за который полагается ОО, следует взять у кадровика.

    Приказ

    Распорядительный документ содержит те же сведения, что и заявление. Кадровик обязан проверить все данные, произвести подсчет периода ОО.

    • работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ­инфицированных больных – 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

    Некоторые категории работников имеют право на предоставление отпуска ранее чем через полгода работы:

    • работники моложе 18 лет (часть 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
    • работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (часть 3 ст. 122 ТК РФ);
    • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (часть 3 ст.

    Дата выхода на работу – 10 июня 2019 года.

    Начальник отдела кадров Петренко О.Н.

    Уведомление получил 08.05.2019 Кунгуров И.С.

    Кроме уведомления надо будет оформить приказ о предоставлении отпуска работнику или работникам по форме № Т-6 либо № Т-6а соответственно (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

    Оплачен отпуск должен быть не позднее чем за 3 дня до даты начала отпуска (ст.

    136 ТК РФ).

    Очередной отпуск в кадровых формах

    В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) дни отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».

    Также отметку об отпуске работника нужно отразить в разделе VIII личной карточки работника по форме № Т-2 (утв.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *