Главная - Банковское право - Гост р 6 30 2003 ормление локального акта

Гост р 6 30 2003 ормление локального акта


Личная подпись

А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2003 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.


РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Следует отметить, что в законодательстве нет единого мнения относительно названия данного реквизита. Если в законах этот реквизит назван «гриф», то в постановлении Правительства РФ – «пометка». Соответственно, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 использован термин, применяемый в законодательных актах.

Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

…Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»…

Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

…4.

Гост р 6 30 2003 ормление локального акта

Стромынину

ул.Весенняя, д.3

Москва, 141983

Об увольнении Смирновой А.А.

в связи с переводом в ЗАО «Кварц»

Уважаемый Сергей Иванович!

На основании достигнутой договоренности прошу Вас уволить бухгалтера

Смирнову Анну Алексеевну с ее согласия 18.07.03 в связи с переводом в ЗАО

«Кварц» в соответствии с п.5 ст.77 Трудового кодекса Российской

Федерации.

Генеральный директор Котов М.Ю. Котов

П.С. Иванова 215-08-76

Визы кадрового специалиста и юриста (при его наличии в организации) проставляются в нижней части лицевой стороны копии такого письма. Копия подшивается в дело, а подлинник письма отправляется организацией, в которую приглашается работник, по почте.

Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).Пример 7

Электронная почта в реквизите «адресат»

Пример 8

Телефон в реквизите «адресат»

4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.

Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях.

ОКС 01.140.30 ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.

Особенно внимательными следует быть кадровым специалистам при заполнении трудовых книжек работников.

В качестве иллюстрации приведем реальный случай. При оформлении пенсии работнику сотрудники Пенсионного фонда обратили внимание на то, что в наименовании организации, которое указывается при приеме работника на работу, и наименовании, указанном на печати, которой скрепляется подпись должностного лица при увольнении работника, имеются незначительные расхождения. Для уточнения наименования организации потребовалась справка со ссылкой на учредительные документы, приказы о переименовании организации.

Приведенные выше примеры свидетельствуют о том, что кадровый специалист предприятия должен не только хорошо знать трудовое законодательство и владеть навыками заполнения унифицированных форм, но и в полном объеме владеть правилами и нормами составления и оформления «текстовых» документов: приказов, актов, протоколов, писем. Что нужно использовать из ГОСТа? Комментируя порядок оформления реквизитов*(1), мы также используем положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и практику работы специалистов-делопроизводителей.

Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее многие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования, присвоения регистрационных номеров, подписания, заверения копий документов и т.п.

Код организации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу».
В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См.

Допускается писать слово «приложение» заглавными буквами.

Приложение N 3

к приказу директора ЗАО «Кварц»

от 19.05.2003 N 26

или

Приложение N 1

к положению о премировании

работников ЗАО «Росбизнес»

10.01.2003 N 2

Подпись. Один из важнейших реквизитов документа. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, таковым не является.

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах своей компетенции, что обычно определено нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).Пример 13

Оформление отметки об исполнителе с добавлением новых атрибутов

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.

9.

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

Указание пути к файлу – это анахронизм. Большинство систем для работы с электронными документами поддерживают поиск по разным параметрам – по реквизитам документа и тексту, а значит, документам не нужен специфический идентификатор.

Общие требования к документам

В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов:

● документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;

● допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Оформление абзацев, строк, шрифтов

Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов.

Инфоinfo
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.


Документы заверяют печатью организации.

По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.

Среди них:

  • наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
  • отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который организация может дополнить по своему усмотрению индексом дела по номенклатуре, информацией о первичном документе, исполнителе, корреспонденте и т.п.

Приказы по личному составу регистрируются порядковыми номерами с буквенным шифром. Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам всегда регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Их совместная регистрация является грубейшим нарушением норм и правил делопроизводства.
Рекомендуем также отдельно регистрировать приказы о приеме, переводе, увольнении работников, так как эти приказы имеют срок хранения 75 лет и должны сдаваться в архив вместе с регистрационными формами. Напоминаем, что регистрация документов предприятия ведется в течение одного производственного года.

Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных1. Одновременно Правительством РФ был введен запрет2 на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах3 федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п.

В этом случае на ксероксе письма ставится «Отметка о заверении копии», а при выдаче копии по запросу сторонних организаций подпись должностного лица, заверившего копию, скрепляется печатью предприятия или отдела кадров.

В качестве примера приводим образец письма с просьбой уволить работника переводом в соответствии с пунктом 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Закрытое акционерное общество «Кварц»

ул.Строителей, д.12, Москва, 115643 тел. (095)

215-56-90,215-64-78.

_08.07.03_N ОК-09/73 Директору

На N____от______ ЗАО «Офис-стандарт»

С.И.

Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Личная подпись

В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии

Личная подпись

А.Н. Сокова

Личная подпись

А.С.
Красавин

Личная подпись

О.И.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *